Pengertian, Manfaat, dan Sistem Penggunaan Delivery Order

Delivery order (DO) adalah dokumen penting dalam bisnis penjualan barang atau jasa yang digunakan sebagai perintah pengiriman barang kepada pembeli sesuai kesepakatan yang telah dibuat. Artikel ini akan membahas pengertian, manfaat, dan sistem penggunaan delivery order.

Pengertian Delivery Order

Delivery order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah untuk menyerahkan barang kepada pembeli. Dokumen ini dibuat oleh penjual dan berisi rincian detail mengenai barang yang telah dipesan. Delivery order diberikan kepada staff gudang untuk persiapan pengiriman, dan surat jalan akan dibuat berdasarkan delivery order ini untuk dikirimkan oleh kurir.

Informasi yang terdapat dalam delivery order antara lain:

1. Nomor delivery order atau surat jalan yang harus unik dan tidak boleh ganda.
2. Nama dan alamat lengkap penjual.
3. Nama dan alamat lengkap pembeli.
4. Waktu atau tanggal pengiriman barang.
5. Rincian barang yang ingin dikirim, seperti jumlah, nama barang, satuan, dll.

Keuntungan Delivery Order

Pembuatan delivery order memiliki beberapa keuntungan penting, antara lain:

1. Dokumen resmi: Delivery order berfungsi sebagai dokumen resmi yang menunjukkan bahwa penjual telah memproses pesanan barang secara rinci kepada pihak ekspedisi. Dokumen ini memberikan bukti tertulis yang kuat terkait proses pengiriman barang.
2. Bukti pengiriman: Delivery order menjadi bukti bahwa penjual telah mengirimkan pesanan sesuai kesepakatan. Hal ini memberikan rasa aman dan lega bagi pembeli karena mereka memiliki bukti bahwa barang telah diserahkan kepada kurir.
3. Pelacakan paket: Delivery order biasanya mencantumkan nomor resi pengiriman yang digunakan untuk mengidentifikasi barang yang dikirim oleh jasa ekspedisi. Pembeli dapat melacak posisi barang melalui nomor resi ini, apakah sedang dalam perjalanan atau masih berada di gudang.
4. Perjanjian pengiriman: Delivery order mencerminkan perjanjian pengiriman antara penjual dan jasa ekspedisi. Dokumen ini berisi ketentuan-ketentuan yang disepakati oleh kedua belah pihak. Jika terjadi masalah di masa depan, delivery order menjadi acuan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

Sistem Penggunaan Delivery Order

Sistem delivery order dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan prosedur perusahaan. Namun, secara umum, langkah-langkah dalam sistem penggunaan delivery order adalah sebagai berikut:

1. Pembeli melakukan pemesanan barang kepada penjual melalui berbagai media komunikasi.
2. Penjual menerima pesanan dan membuat delivery order berdasarkan rincian pesanan yang diterima. Delivery order diberikan kepada staff gudang sebagai perintah untuk menyiapkan barang yang dipesan.
3. Staff gudang memeriksa ketersediaan barang dan menyiapkannya sesuai dengan delivery order. Jika ada ketidaksesuaian atau perbedaan dengan pesanan, staff gudang harus menginformasikan kepada penjual untuk konfirmasi atau perubahan.
4. Setelah barang siap, staff gudang membuat surat jalan yang berisi informasi yang sama dengan delivery order. Surat jalan ini akan dibawa oleh kurir sebagai bukti pengiriman barang.
5. Kurir mengambil barang dari gudang dan mengantarkannya ke alamat tujuan yang tertera dalam delivery order. Kurir harus memastikan barang yang dikirim sesuai dengan delivery order dan surat jalan.
6. Penerima barang menandatangani surat jalan sebagai bukti penerimaan barang. Kurir mengembalikan surat jalan yang sudah ditandatangani kepada penjual sebagai laporan pengiriman.

Perbedaan antara Delivery Order dan Delivery Note

Meskipun seringkali disamakan, delivery order dan delivery note memiliki perbedaan signifikan. Delivery note adalah dokumen yang dibuat oleh penerima barang untuk memberikan umpan balik atau catatan kepada pengirim barang. Delivery note berfungsi sebagai alat komunikasi antara penerima dan pengirim, serta dapat digunakan untuk evaluasi atau perbaikan kualitas layanan pengiriman.

Beberapa perbedaan antara delivery order dan delivery note adalah:

1. Pembuat dokumen: Delivery order dibuat oleh pengirim barang, sedangkan delivery note dibuat oleh penerima barang.
2. Isi dokumen: Delivery order berisi perintah pengiriman barang, sedangkan delivery note berisi umpan balik atau catatan tentang pengiriman barang.
3. Waktu penerbitan: Delivery order diberikan sebelum pengiriman barang, sedangkan delivery note diberikan setelah pengiriman barang.
4. Fungsi dokumen: Delivery order digunakan sebagai acuan untuk persiapan dan pengantaran barang, sedangkan delivery note digunakan sebagai alat komunikasi dan evaluasi layanan pengiriman.

Dengan pemahaman mengenai pengertian, manfaat, dan sistem penggunaan delivery order, penting bagi bisnis yang bergerak dalam jasa angkut barang untuk memahami dan menerapkan dokumen ini dengan benar.